Hybride werken is véél meer dan thuis inloggen op je laptop

Om hetzelfde niveau van automatisering en standaardisatie van de kantooromgeving naar de mobiele werkplek over te brengen is het allereerst nodig om in beeld te krijgen welke hardware en software allemaal beschikbaar is. Welke devices zijn mogelijk verouderd? Hoe staat het met de veiligheid? En welke stappen moeten worden genomen om volledig up-to-date te zijn? Moderne tools voor geautomatiseerd en accuraat CMDB-management - met technieken zoals dependency mapping - geeft inzicht in de aanwezige IT-assets binnen de organisatie. Als je niet weet wat je hebt, kun je immers nooit goed managen.

Nieuwe uitdagingen

Veiligheid staat uiteraard bovenaan de lijst. De overstap naar een hybride werkomgeving levert op dat vlak nieuwe uitdagingen op. Hoe zorg je dat nieuwe devices veilig gebruikt kunnen worden? Dat apps veilig toegankelijk zijn? Dat gevoelige documenten beveiligd zijn. Dat je voorkomt dat zaken thuis geprint kunnen worden. Je wilt te allen tijde voorkomen dat bedrijfsgegevens op straat belanden, op een zwervend USB-stickje komen te staan of in een privé-emailaccount terechtkomen. Vooral in de eerste periode van thuiswerken ging dat lang niet overal goed.

Veel organisaties reageren op deze uitdagingen door extra beveiligstools te implementeren. Een logische gedachte, maar dit komt de productiviteit doorgaans niet ten goede. Beveiliging moet in mijn ogen altijd ondersteunend zijn. Het moet op de achtergrond actief zijn, zonder dat de gebruiker dit doorheeft. Een built-in security strategie is daarom een must. Hierbij zijn alle features, inclusief endpoint security, service management en client mobility management inbegrepen. Elke type device, app of interface is beveiligd en wordt beheerd via een platform.

Zero-touch enrollment

Hoewel elke business vandaag de dag digitaal gedreven is, zijn bepaalde belangrijke processen lang nog niet overal volledig gedigitaliseerd. Als je vanuit huis werkt, moeten er veel vragen beantwoord worden. Die kunnen niet meer fysiek worden gesteld. Idealiter geeft de nieuwe hybride werkomgeving medewerkers meer controle over de IT-tools die ze nodig hebben. Autorisatie moet bijvoorbeeld eenvoudig geregeld kunnen worden zonder dat daar IT-collega’s voor nodig zijn. Of het draaiend krijgen van nieuwe devices in een paar eenvoudige stappen: zero-touch enrollment. IT houdt daarbij altijd overzicht over welke devices waar gebruikt worden. En welke apps wel of geen toegang krijgen.

Dit kan onder meer door gebruik te maken van cloudmogelijkheden en andere passende oplossingen. Ook het werk van de traditionele IT-medewerker verandert hierdoor. Die transformeert tot een digital service provider. Dit wordt vooral duidelijk bij ondersteunende processen. Het is hierbij vooral van belang digitale ondersteuning zoveel mogelijk te standaardiseren en automatiseren, om zo kosten te besparen. Om dit voor elkaar te krijgen hebben IT-experts de juiste tools nodig. Onder meer om op afstand onderhoudsactiviteiten uit te voeren. Het middelpunt van dit concept is het enterprise service management. Gebruikers kunnen via een self-service portal geautoriseerde services en apps downloaden en gebruiken.

Om de workload van IT’ers te minimaliseren en ervoor te zorgen dat medewerkers toch genoeg ondersteuning krijgen, is het verstandig om ook altijd een kennisdatabase te overwegen. Die biedt uitkomst bij kleinere IT-problemen en vragen. En dat zijn er vaak heel wat. Voor chatbots in beeld komen of er livesessies met support medewerkers nodig zijn, kunnen deze problemen vaak al opgelost worden.

IT-kosten in beeld  

Digital workspace management kan ook helpen bij het verminderen van IT- en licentiekosten. Door het hybride werken en werken op afstand verandert ook het service-level agreement (SLA). Dat is niet langer gebaseerd op ‘on-premises demands’. De licenties die in het verleden on-site werden gebruikt kunnen vaak niet op afstand toegepast worden. Het antwoord? Enterprise management oplossingen. Die geven IT-afdelingen een real-time overzicht van alle IT-assets, apps en licenties en contracten die in gebruik zijn. Dit geldt ook voor cloud services van Azure, AWS en Google. Cloud expense management dient als oplossing om de kosten voor clouddiensten te optimaliseren.

Werken op andere plekken dan op kantoor is gemeengoed geworden. Dit brengt flink wat organisatorische en technische uitdagingen met zich mee. Je moet immers een IT workplace inrichten die ervoor zorgt dat je medewerkers minimaal net zo productief en efficiënt zijn als ze vanuit huis of op afstand werken. Met bovenstaande tips in gedachten en bovenal - een compleet digital workspace management systeem – zul je zien dat de stap naar de hybride werkomgeving je heel veel kan brengen. En dat die stap er onder de streep zelfs voor zorgt dat de productiviteit stijgt én de kosten voor IT dalen.

Cees Broer is Area Sales Director Northern Europe bij Matrix42